Este blog es realizado por tres aprendices del
SENA, Yuli Viviana Suarez, Amanda Zamira Ángel y Linda Melisa Roa, del grupo
69063 para la competencia de Bienestar, de la cual hemos aprendido bastante en
muy poco y tiempo, este trabajo sabemos que nos ayudara mucho a la hora de
enfrentarnos a los retos que se presenten en una organización, y así poder
realizar un buen programa de bienestar enfocados en la efectividad de cualquier
tipo de actividad que mantenga motivado a los colaboradores de la empresa desde
la realización de un buen evento, que no solo nos llene de satisfacción por el
deber cumplido, sino que de verdad funcione para lograr la eficiencia de
quienes con su trabajo día a día hacen una empresa más productiva, y por ende
se obtenga un excelente resultado.
Objetivo: Definir claramente qué se busca con el
evento y qué clase de evento es: social, político, académico, deportivo o
protocolar
Cantidad de invitados Permite definir el lugar
adecuado y el presupuesto teniendo en cuenta temas como por ejemplo los
refrigerios, material de apoyo, etc.
Características que debe tener el lugar:En materia de seguridad, comodidad y accesibilidad
Actividades a realizar :Nos permite determinar si se requieren salones alternos
y ayudas audiovisuales como videobeam, computador portátil, etc.
Personalidades que quiero que asistan:Si es un invitado de alto rango, el evento debe
agendarse con tiempo y programarse una vez se confirme su asistencia
Hora Será determinada por la característica del
evento. Por ejemplo, si es una rueda de prensa lo ideal es realizarla a las
10:00 a.m.
Fecha Confirmar que el evento no se cruce con otras
actividades que le resten visibilidad
Para llevar a cabo adecuadamente un evento, se
sugiere clasificar en cuatro fases las diferentes actividades a desarrollar, ya
que nos permitirá coordinar de manera organizada las tácticas establecidas y
mantener un mayor control dentro del seguimiento.
Las cuatro fases para la organización de un evento
son:
PLANEACIÓN DE UN EVENTO
En esta fase, se deberá definir el objetivo y
expectativas de la celebración del evento, identificar la audiencia y los
mensajes claves a transmitir, cuantificar los recursos necesarios, realizar una
calendarización de las actividades y definir la respuesta esperada por parte de
la audiencia. Se designarán los recursos, así como las especificaciones
generales y detalladas (calendario) de las diferentes actividades por realizar
PRE - EVENTO
En esta etapa se deben desarrollar acciones que
ayuden a posicionar una imagen única del evento en la mente y el corazón del
público objetivo, por ello es importante crear tácticas consistentes que
respalden la estrategia de comunicación de éste.
DURANTE EL EVENTO
Consiste en la exitosa coordinación y ejecución de
las actividades previamente planeadas. En esta fase del evento están implícitas
las tareas que se programaron en las etapas anteriores y que requieren de su
realización. Se recomienda revisar cada actividad que se vaya realizando de
acuerdo a lo planeado en su calendarización y al checklist del evento.
Se aconseja, realizar un ensayo de todo el evento
al menos con 24 horas de anticipación, para asegurar que todo está en orden y
en caso de que algo falle, poder corregirlo.
POST - EVENTO
En esta etapa se
deben tomar en cuenta dos puntos importantes:
1) Las actividades de seguimiento
2) La aplicación
de encuestas de satisfacción y reporte de resultados.
OBJETIVOS DE UN EVENTO
Incentivo de Empresa. Cómo premios de
reconocimiento al personal. Cómo regalo para los mejores clientes o
proveedores. Toma de decisiones Motivación Dinámica de equipo Descubrir cualidades individuales Establecer el apoyo mutuo
y la colaboración Fomentar la comunicación Desarrollar la figura del
líder Integrar personalidades Crear entusiasmo
A continuacion este video les dara la claves para la realizacion de los eventos
