Para llevar a cabo adecuadamente un evento, se
sugiere clasificar en cuatro fases las diferentes actividades a desarrollar, ya
que nos permitirá coordinar de manera organizada las tácticas establecidas y
mantener un mayor control dentro del seguimiento.
Las cuatro fases para la organización de un evento
son:
PLANEACIÓN DE UN EVENTO
En esta fase, se deberá definir el objetivo y
expectativas de la celebración del evento, identificar la audiencia y los
mensajes claves a transmitir, cuantificar los recursos necesarios, realizar una
calendarización de las actividades y definir la respuesta esperada por parte de
la audiencia. Se designarán los recursos, así como las especificaciones
generales y detalladas (calendario) de las diferentes actividades por realizar
PRE - EVENTO
En esta etapa se deben desarrollar acciones que
ayuden a posicionar una imagen única del evento en la mente y el corazón del
público objetivo, por ello es importante crear tácticas consistentes que
respalden la estrategia de comunicación de éste.
DURANTE EL EVENTO
Consiste en la exitosa coordinación y ejecución de
las actividades previamente planeadas. En esta fase del evento están implícitas
las tareas que se programaron en las etapas anteriores y que requieren de su
realización. Se recomienda revisar cada actividad que se vaya realizando de
acuerdo a lo planeado en su calendarización y al checklist del evento.
Se aconseja, realizar un ensayo de todo el evento
al menos con 24 horas de anticipación, para asegurar que todo está en orden y
en caso de que algo falle, poder corregirlo.
POST - EVENTO
En esta etapa se
deben tomar en cuenta dos puntos importantes:
1) Las actividades de seguimiento
2) La aplicación
de encuestas de satisfacción y reporte de resultados.
OBJETIVOS DE UN EVENTO
Cómo premios de reconocimiento al personal.
Cómo regalo para los mejores clientes o proveedores.
Toma de decisiones
Motivación
Dinámica de equipo
Descubrir cualidades individuales
Establecer el apoyo mutuo y la colaboración
Fomentar la comunicación
Desarrollar la figura del líder
Integrar personalidades
Crear entusiasmo
OBJETIVOS DE UN EVENTO
Cómo premios de reconocimiento al personal.
Cómo regalo para los mejores clientes o proveedores.
Toma de decisiones
Motivación
Dinámica de equipo
Descubrir cualidades individuales
Establecer el apoyo mutuo y la colaboración
Fomentar la comunicación
Desarrollar la figura del líder
Integrar personalidades
Crear entusiasmo
A continuacion este video les dara la claves para la realizacion de los eventos
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