Organizacion y presupuesto de eventos

¿CÓMO ORGANIZAR UN EVENTO?

A la hora de organizar un evento hay que definir muy claramente unas cuestiones básicas, tales como que tipo de acto se requiere realizar, a quien va dirigido, que objetivo se requiere conseguir o qué fecha seria la idónea.

Una vez claro el tipo de evento comienza la etapa de preparación, que son todas las acciones que se han de realizar antes de la ejecución del acto para que este se desarrollar satisfactoriamente. Es la fase más costosa porque hay que encargarse de cosas diferentes, el listo de punto a tener en cuenta a la hora de llevar a cabo la organización de un evento

  

• Elaboración de la lista de invitados

• Envió de las invitaciones correspondientes

• Seguimiento y confirmación a dichas invitaciones

• Contratación de catering

• Contratación de un ambiente musical

• Decoración del local

• Compra de posibles obsequios a los asistentes.


¿cómo elaborar un presupuesto de forma fácil y sencilla?
 

 

En todo presupuesto, hay una lista de costos fijos que hay que cubrir, más allá del número de asistentes al evento. Entre estos costos se cuentan el lugar donde se desarrollará, gastos de producción, imprenta, logística y honorarios de las distintas personas que trabajarán en el mismo.

Los preparativos en la sede son los costos más elevados, que por supuesto varían de acuerdo al tipo de evento. Si se toma como ejemplo un congreso, los gastos más importantes son: diseño, atriles, estrado, telón, mobiliario diverso, alfombras, cortinas, asientos, construcciones especiales, paneles, decoración de la sala y diseño del espacio.

Sonido e iluminación: técnicos de sonido, derechos de autor de la música, micrófonos varios, equipamiento técnico, transporte, montaje y desmontaje.

Con respecto a la sala contratada, en algunos casos se deberá pagar un depósito para asegurar la reserva.

Si se utiliza una empresa externa para la logística, éste es un costo que no variará mucho desde su contratación hasta la finalización. Sin embargo, no significa que no se deban considerar si ciertas tareas son necesarias y en qué momento lo serán. Si se necesita ayuda mayormente durante las mañanas de la convención, no hace falta que el personal esté todo el día, y así se lo podrá contratar por medio día ahorrando la tarifa de la jornada completa.